Introducción y naturaleza jurídica del contrato
En el sector de la gestión de activos inmobiliarios, el contrato de agencia es uno de los instrumentos más subestimados y, al mismo tiempo, más determinantes para el rendimiento de una cartera.
No se trata de un documento «comercial», ni de un encargo menor: es un contrato de sistema, que se inserta en un ecosistema complejo formado por gestores de activos, gestores inmobiliarios, gestores de proyectos, asesores técnicos, jurídicos y fiscales. En este contexto, el agente inmobiliario no es un simple intermediario: es un operador integrado que influye en la gobernanza de la cartera, en los flujos de información, en la rapidez de las operaciones y, en última instancia, en la rentabilidad de la inversión. Por eso los contratos de agencia corporativa son largos, técnicos y repletos de cláusulas que regulan las facultades, las responsabilidades, la exclusividad, la presentación de informes, los seguros, las indemnizaciones y los costes. Y cada cláusula, incluso las aparentemente inocuas, puede alterar equilibrios económicos y operativos significativos.
La naturaleza jurídica: un mandato oneroso, no una mediación
La primera distinción que hay que aclarar es la que existe entre mediación y mandato.
En el sector inmobiliario corporativo, el contrato de agencia es casi siempre un mandato oneroso en virtud de los artículos 1703 y siguientes del Código Civil, y no un contrato de mediación. La diferencia es sustancial. El mediador «pone en contacto a las partes» y solo tiene derecho a la comisión si se cierra el trato.
El mandatario, en cambio, realiza actividades continuas y complejas, y tiene derecho a una remuneración independientemente de que se cierre el negocio.
Ejemplo de cláusula: «La Sociedad confiere al Agente, en exclusiva y sin representación, el encargo de promover la venta y/o el alquiler de los Inmuebles y de buscar nuevos inmuebles. El Agente llevará a cabo la actividad respetando el Presupuesto Anual y el Plan Operativo acordados entre la Sociedad y el Gestor, ateniéndose a las instrucciones que estos últimos puedan impartir.
Las obligaciones del agente
El agente asume múltiples obligaciones en el marco del contrato: identificar posibles compradores, gestionar las negociaciones y las visitas, preparar y coordinar toda la documentación necesaria para la venta (preliminar y definitiva), interactuar con abogados y notarios, ocuparse de los trámites posteriores y transmitir oportunamente las propuestas a la Sociedad, que decide sobre su aceptación.
Ejemplo de cláusula: «El agente, bajo la coordinación del gestor, se compromete a promover y gestionar la venta de los inmuebles, identificando a los posibles compradores, gestionando las negociaciones, preparando y coordinando la documentación contractual, así como cumpliendo con los trámites necesarios hasta la formalización de la compraventa. Las propuestas recibidas deberán transmitirse puntualmente a la sociedad para su aprobación».
La presentación de informes
Por lo general, el agente tiene la obligación de presentar informes. Por presentación de informes se entiende la obligación del agente de proporcionar a la sociedad y al gestor información periódica, completa y oportuna sobre la evolución de las actividades realizadas, el mercado de referencia y las operaciones de compra y venta, con el fin de permitir el seguimiento de la gestión y el cumplimiento de las obligaciones contractuales y financieras de información. Esta obligación es fundamental para el gestor de activos, que debe alimentar sus flujos de información hacia los inversores, los bancos y la gobernanza interna. En resumen, se trata de una obligación pesada, a menudo subestimada.
Ejemplo de cláusula: «El Agente se compromete a proporcionar a la Sociedad y al Gestor, con periodicidad mensual y siempre que se le solicite, información completa y oportuna sobre la evolución del mercado y las actividades realizadas en relación con los Inmuebles, incluidas las operaciones de compra y venta realizadas, las negociaciones en curso, las ofertas recibidas o formuladas y cualquier otra información útil. Los informes deberán enviarse en un plazo de 15 días a partir del final de cada mes, en el formato acordado con el Gestor, con el fin de permitir el cumplimiento de las obligaciones de información previstas en los contratos aplicables».
Marketing
Por actividades de marketing se entiende la planificación y gestión de iniciativas promocionales destinadas a la venta de los Inmuebles, a través de instrumentos y canales publicitarios estructurados y previamente autorizados por la Sociedad. El marketing se convierte en parte integrante de la estrategia de valorización de la cartera.
Ejemplo de cláusula: «El Agente, bajo la coordinación y supervisión del Gestor, se encarga de la planificación y ejecución de las actividades de marketing y comunicación destinadas a la venta de los Inmuebles, sobre la base de un Plan de Marketing específico elaborado para cada Inmueble o lote y previamente aprobado por la Sociedad».
Pacto de exclusividad
Por pacto de exclusividad se entiende el compromiso de la Sociedad de conferir al Agente, de forma exclusiva, la actividad de intermediación relativa a los Inmuebles, evitando la participación de otros agentes y señalando cualquier contacto directo. El agente se convierte en el gatekeeper de todas las operaciones.
La empresa pierde autonomía comercial. Todas las negociaciones deben pasar por él. Los riesgos de la exclusividad: retrasos si el agente es ineficaz; conflictos de intereses (especialmente si el agente gestiona carteras de la competencia); imposibilidad de aprovechar oportunidades directas; riesgo de tener que pagar comisiones incluso sin actividad del agente.
Ejemplo de cláusula: «La empresa confiere al agente el encargo exclusivo de la compraventa y/o alquiler de los inmuebles y de la adquisición de nuevos inmuebles, comprometiéndose a no confiar encargos similares a terceros. Cualquier persona interesada identificada directamente por la empresa deberá ser comunicada sin demora al agente».
Obligación de custodia de la documentación
Por obligación de custodia se entiende el compromiso del Agente de conservar la documentación relativa a las actividades realizadas y de ponerla a disposición de la Sociedad o del Gestor cuando lo soliciten.
Ejemplo de cláusula: «El Agente se compromete a conservar, en original o en copia, durante al menos cinco años, toda la documentación relativa a las actividades objeto del presente Contrato y a transmitirla sin demora a la Sociedad o al Gestor cuando lo soliciten. En relación con los contratos celebrados, el Agente enviará los originales o copias autenticadas al Gestor, conservando una copia durante el mismo período».
Facultades de representación
La representación regula las facultades del Agente para actuar en nombre y por cuenta de la Sociedad, estableciendo que el mandato sea, por regla general, sin representación, salvo que se otorgue un poder específico.
Ejemplo de cláusula: «El presente Contrato no atribuye al Agente facultades de representación, salvo que la Sociedad otorgue poderes específicos cuando sean necesarios para la ejecución de los Servicios. En ausencia de poder, el Agente actuará como mandatario sin representación, con facultad para calificarse como encargado exclusivo de la Sociedad».
Comisiones
Las comisiones constituyen la remuneración que corresponde al Agente por los Servicios de Venta y se determinan como un porcentaje del precio de venta efectivo del Inmueble, neto de impuestos. El sistema se articula en tramos progresivos de valor y prevé porcentajes diferenciados en caso de venta fraccionada o de categorías específicas de inmuebles, con posibles variaciones en función del período de finalización de la operación. Queda entendido que, en caso de cesión indirecta del inmueble (por ejemplo, mediante la cesión del control de la sociedad propietaria), la base de cálculo será el valor del inmueble que se deduzca de la operación. Las comisiones se devengan al completarse la venta y están sujetas al IVA en la medida prevista por la ley.
Ejemplo de cláusula: «Por los servicios de venta, el agente tendrá derecho a una comisión determinada en porcentaje sobre el precio efectivo de venta del inmueble, neto de impuestos, calculada según tramos progresivos de valor. En caso de venta realizada mediante la cesión del control de la sociedad propietaria del inmueble, la comisión se calculará sobre el valor del inmueble resultante de la operación. Si se confiere un mandato específico para la venta fraccionada de un inmueble o para la enajenación de partes concretas o inmuebles menores, la comisión se determinará como porcentaje del precio de venta de cada unidad o parte, según los porcentajes y las posibles modulaciones temporales acordadas entre las partes. El derecho a la comisión se devengará al perfeccionarse la escritura definitiva de compraventa. Las comisiones se entienden netas de IVA, que se aplicará en la medida prevista por la ley.»
Costes a cargo del Agente
Esta cláusula sirve para delimitar la autonomía organizativa y económica del Agente.
En un contrato de agencia estructurado, el Agente opera como sujeto empresarial autónomo: por lo tanto, asume sus propios costes de estructura (personal, oficinas, organización interna, seguros, gastos generales). La función jurídica de la cláusula es: evitar solicitudes de reembolso no previstas; aclarar el reparto del riesgo económico; distinguir entre los costes operativos ordinarios (Agente) y los costes de la operación inmobiliaria (Sociedad).
Ejemplo de cláusula: «Todos los costes relacionados con la organización y la estructura del agente, incluidos los de personal, gastos generales, actividades necesarias para la prestación de los servicios, así como los costes de seguros y cualquier otra carga que no se haya imputado expresamente a la empresa o que esta haya autorizado previamente por escrito, correrán a cargo exclusivo del agente».
Costes a cargo de la Sociedad
Esta cláusula identifica los costes que, por su naturaleza, no pertenecen a la estructura del Agente, sino que están directamente relacionados con las operaciones inmobiliarias individuales (por ejemplo, notarios, abogados, impuestos, marketing aprobado). Su función es: evitar incertidumbres en la gestión de los gastos; garantizar que el Agente no tenga que anticipar los costes extraordinarios de la operación; mantener el control de la Sociedad sobre los costes externos relevantes.
Ejemplo de cláusula: «Todos los costes relacionados con las operaciones inmobiliarias individuales, distintos de los que corren a cargo del Agente, correrán a cargo de la Empresa, incluidos los gastos de asesores legales y notariales, los gastos de marketing dentro de los límites del Plan de Marketing aprobado, así como los impuestos, tasas y cargas relacionados con el cumplimiento de los Servicios».
Seguros
La cláusula de seguro es una cláusula de gestión de riesgos. En un contrato de agencia inmobiliaria con actividades complejas (ventas, negociaciones, gestión documental, coordinación de notarios), el Agente está expuesto a responsabilidades profesionales y patrimoniales. La Sociedad, para protegerse, impone: cobertura de responsabilidad civil profesional (errores y omisiones); cobertura por actos ilícitos de empleados o colaboradores (fraudes, deslealtad); cobertura de responsabilidad civil general; límites máximos adecuados; obligaciones de comunicación en caso de modificación o siniestro. La función es: transferir el riesgo asegurable al mercado asegurador; proteger el patrimonio de la Sociedad; garantizar la solidez del Agente.
Ejemplo de cláusula: «El Agente se compromete a suscribir y mantener, durante toda la vigencia del Contrato y a su cargo, coberturas de seguro adecuadas con compañías de primer orden, que incluyan una póliza de responsabilidad civil profesional (errores y omisiones), responsabilidad civil general y cobertura por actos ilícitos de empleados o colaboradores, con límites máximos no inferiores a los acordados entre las Partes. Las pólizas deberán prever la obligación de notificar a la Sociedad en caso de modificación o rescisión, y el Agente deberá comunicar sin demora cualquier siniestro relevante».
Duración, renovación y derecho de tanteo
Amplia libertad de las partes en estos aspectos, que generalmente se estructuran de la siguiente manera:
Duración inicial: el período en el que el contrato es válido desde la firma hasta una fecha fija o hasta el momento en que la Sociedad (o su cesionario) ya no posea inmuebles.
Renovación automática: si al vencimiento la Sociedad sigue poseyendo inmuebles, el contrato se renueva automáticamente por períodos de un año (o hasta el término de la propiedad de los inmuebles).
Rescisión: la empresa puede rescindir el contrato con un preaviso por escrito de al menos 90 días.
Derecho de tanteo del agente: si la empresa comunica la rescisión, el agente tiene derecho a ser preferido para nuevos encargos de venta, alquiler o compra, con un plazo definido (30 días) para ejercer dicho derecho.
La función de la cláusula es: dar certeza sobre la duración y las condiciones de renovación; proteger al Agente a través del derecho de tanteo; garantizar la continuidad de las operaciones inmobiliarias y la protección de los intereses del Agente.
Ejemplo de cláusula: «El Contrato tendrá vigencia desde la fecha de su firma hasta el 31 de diciembre de 2009 o, si es anterior, hasta que la Empresa o su Cesionario sigan siendo propietarios de inmuebles. A su vencimiento, si la Sociedad sigue siendo propietaria de inmuebles, el contrato se renovará automáticamente por períodos anuales, salvo que se comunique su rescisión con al menos 90 días de antelación. En caso de rescisión, el agente tendrá derecho de tanteo sobre los nuevos encargos relacionados con la venta, el alquiler o la compra de inmuebles, que deberá ejercer en un plazo de 30 días a partir de la notificación de las condiciones ofrecidas por terceros».
Conclusión
El contrato de agencia inmobiliaria corporativa es un documento que afecta a la gobernanza de la cartera, a la rapidez de las operaciones y a la distribución de los riesgos.
No se trata de un contrato «comercial»: es un contrato de sistema, que requiere atención, negociación y coherencia con todo el ecosistema de la gestión de activos.
Por ello, en la práctica profesional, es esencial: supervisar la exclusividad; reequilibrar las comisiones; reforzar las responsabilidades del agente; verificar las coberturas de seguro; evitar cláusulas de preferencia demasiado invasivas; mantener una supervisión legal constante sobre las actividades del agente. Un contrato bien estructurado no es solo una protección: es una ventaja competitiva.
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