Martes, 24 Mayo 2022

Trámites para la constitución de una sociedad mercantil en España por socios de otras nacionalidades

VolverEn muchas ocasiones, clientes de fuera de España solicitan a Belzuz Abogados asesoramiento para la constitución de sociedades mercantiles en España. En este artículo, pretendemos hacer un resumen de los pasos y trámites básicos requeridos para la constitución de una sociedad de responsabilidad limitada en España, siendo esta forma societaria la más habitual en España. Asimismo, haremos especial referencia a las particularidades exigidas por la normativa española cuando los socios o administradores de la sociedad no son nacionales españoles.

Trámites previos ante la autoridad fiscal española, Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Solicitud de número de identificación fiscal (NIF)

En primer lugar, antes de iniciar cualquier trámite relacionado con la ejecución de la constitución de la sociedad, es necesario prever qué personas o entidades van a participar como socio o, en su caso, como administrador en la nueva sociedad.

Así, actualmente la AEAT, en caso de que una entidad extranjera vaya a constituir o participar en el capital de una sociedad mercantil española, precisa que obtengan el correspondiente NIF, tanto alguno de sus representantes, cómo la propia sociedad extranjera.

Así, dichas personas y entidades, si no lo tienen ya, van a precisar obtener un número de identificación fiscal español (NIF). El NIF de una persona o entidad extranjera se obtiene presencialmente debiendo solicitarse una cita previa en las oficinas de la AEAT y para su obtención es necesario aportar la siguiente documentación:

I) Documentación identificativa de las personas físicas solicitantes o, en su caso, de los representantes de entidad jurídica solicitante (normalmente el pasaporte en vigor).

II) Documentación registral. En el caso de que la solicitante sea una entidad extranjera, es necesario aportar la documentación acreditativa de su inscripción y la validez de los cargos de sus representantes en el registro mercantil correspondiente de su país de origen.

III) Apoderamiento. Normalmente, la solicitud se realizará a través de un representante en España, por lo cual también se precisa de un apoderamiento en favor de las personas que deban realizar el trámite de solicitud del NIF.

IV) Formulario 036 de la AEAT. Debe presentarse dicho formulario, debidamente cumplimentado para la obtención del correspondiente NIF por el solicitante.

Toda la documentación antes mencionada, en caso de referirse a personas o entidades extranjeras, debe ser aportada debidamente traducida al español y apostillada.

Obtención de un certificado negativo de denominación social emitido por el Registro Mercantil Central

Una vez cumplido el requisito de la obtención de los NIF que resulten necesarios, según el caso, el siguiente paso es obtener un certificado negativo de denominación social que será necesario aportar ante el notario a la hora de otorgar la escritura de constitución. Este certificado se pide en el Registro Mercantil Central, mediante una solicitud que incluye la consulta de hasta 5 denominaciones de forma alternativa y por orden de preferencia. Así, en caso de que la primera denominación solicitada coincidiese con alguna ya registrada, el Registro pasará a considerar la siguiente y así sucesivamente siguiendo el orden establecido en la solicitud.

Finalmente, el Registro Central, en su caso, emite un certificado que otorga al solicitante una “reserva” de la denominación que resulte disponible. Dicha reserva se otorga durante 6 meses, sin perjuicio de lo cual, la certificación tiene una caducidad de tres meses, por lo que, en caso de que en el momento del otorgamiento de la escritura de constitución, hubiese transcurrido dicho plazo de tres meses desde la emisión de la certificación, deberá procederse a solicitar su renovación.

Apertura de una cuenta en una entidad bancaria española a nombre de la nueva sociedad

Con el objeto de poder hacer el depósito del capital social inicial legalmente exigido en función del tipo de sociedad mercantil, (3.000€ en el caso de una sociedad de responsabilidad limitada), es necesario contactar con una entidad bancaria española y abrir una cuenta donde depositar el capital social de la nueva sociedad. En relación con dicho depósito, es necesario que la entidad bancaria emita un certificado donde se acredite dicho depósito. Ese certificado deberá ser posteriormente presentado al notario en el momento del otorgamiento de la escritura de constitución de la sociedad. Si hubiera algún motivo de urgencia, este trámite podría ser postergado hasta después del otorgamiento dela escritura pública de constitución.

Otorgamiento de escritura de constitución ante notario

Una vez completados los requisitos previos, debemos dirigirnos a un notario para proceder al otorgamiento de la correspondiente escritura de constitución de la sociedad.

Para poder otorgar la escritura de constitución de la sociedad es necesario aportar al notario los siguientes documentos:

1. Documentación identificativa de los socios otorgantes de la escritura de constitución incluyendo sus NIF españoles. En caso de actuar por representación, deberá presentarse el apoderamiento otorgado.

2. Certificación negativa de la denominación social previamente obtenida ante el Registro Mercantil Central.

3. Certificación bancaria acreditando el depósito del capital social legamente exigido para la constitución de la sociedad.

4. En caso de que los socios otorgantes de la escritura de constitución fuesen personas jurídicas, deberá aportarse u otorgarse por el propio notario un acta de titularidad real (beneficiario último persona física), en cumplimiento de la normativa de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

5. En el caso de que los socios fuesen personas físicas o jurídicas no residentes, será igualmente necesario realizar la correspondiente Declaración de inversión extranjera en sociedades ante el Ministerio de Industria Comercio y Turismo de España. Dicha declaración se realiza de forma electrónica y se firma electrónicamente por el notario otorgante de la escritura de constitución de la sociedad.

Información necesaria en relación con la nueva sociedad y Estatutos Sociales

Además de la documentación anteriormente indicada, los socios otorgantes de la escritura de constitución de la nueva sociedad deberán acordar entre ellos e indicar al notario, ciertas características relativas a la estructura, organización y funcionamiento interno de la sociedad; principalmente: forma que adoptará inicialmente el órgano de administración de la sociedad (administrador único, administradores solidarios o mancomunados o consejo de administración), identificación de los miembros de dichos órganos que se nombren inicialmente en el momento de la constitución de la sociedad, etc..

Igualmente, entre la información que deberá incorporarse a los Estatutos sociales, se debe acordar: el objeto social que desarrollará la nueva sociedad, el capital social inicial, (que será el que conste en la certificación bancaria anteriormente mencionada), el domicilio social, etc.

La información anterior incorporarse a los Estatutos Sociales que igualmente deben incorporarse a la escritura de constitución y que además de las cuestiones anteriores, pueden contener muchas otras cuestiones relativas a la organización de la sociedad, por ejemplo, pero sin limitación a las mismas: cuestiones relativas a convocatorias, realización de reuniones de los órganos de gobierno de la sociedad, mayorías necesarias para la adopción de acuerdos, normas para la transmisión de las participaciones sociales y otras muchas cuestiones que es necesario tener en cuenta tras el análisis de cada caso concreto.

Obtención del NIF de la nueva sociedad

Tras el otorgamiento de la escritura de constitución de la nueva sociedad, es necesario proceder a la solitud del número de identificación fiscal NIF de la nueva sociedad ante la autoridad fiscal española Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Este es un requisito obligatorio antes de proceder al registro de la escritura de constitución de la sociedad

Declaración del impuesto de Operaciones Societarias

Actualmente la constitución de sociedades mercantiles está sujeta al impuesto de Operaciones Societarias, aunque es una operación actualmente exenta de tributación. Por ello, hay que presentar la correspondiente declaración del impuesto de Operaciones Societarias ante la oficina de la Dirección General de Tributos correspondiente al domicilio social de la nueva entidad, aunque, como decimos, la constitución de sociedades mercantiles esté, actualmente, exenta de tributación.

El plazo de presentación es de 30 días hábiles a contar desde el momento que se formalice la escritura de constitución de la sociedad.

Inscripción en el Registro Mercantil

La última fase del proceso de constitución de una sociedad mercantil es la presentación a inscripción de la escritura de inscripción acompañando la documentación relativa a la declaración del impuesto de Operaciones Societarias y el NIF previamente obtenido.

El Registro Mercantil del lugar del domicilio de la nueva sociedad calificará la escritura presentada y en su caso realizará la inscripción correspondiente, momento en el cual la sociedad quedará plenamente constituida y podrá iniciar su actividad comercial con normalidad.

Sin perjuicio de que los trámites anteriormente indicados, pueden parecer sencillos, cada potencial negocio para el que los clientes de Belzuz Abogados precisen la constitución de una nueva sociedad, pueden dar lugar a múltiples variantes que es necesario tener en cuenta a la hora de planificar la constitución de una sociedad.

Por ello, si tu proyecto de negocio precisa de la creación de un vehículo societario para llevarlo a cabo, no dudes en dirigirte aDepartamento de Derecho Mercantil y Societario de Belzuz Abogados para solicitar el asesoramiento jurídico necesario para adecuar al máximo el vehículo societario que precise tu proyecto, a las necesidades reales del mismo.

Igor Orozco Román  Igor Orozco Román

Departamento Derecho mercantil y societario | Madrid (España)

 

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