Introduzione e Natura Giuridica del Contratto
Nel settore dell’asset management immobiliare, il contratto di agenzia è uno degli strumenti più sottovalutati e, al tempo stesso, più determinanti per la performance di un portafoglio.
Non è un documento “commerciale”, né un incarico leggero: è un contratto di sistema, che si innesta in un ecosistema complesso fatto di asset manager, property manager, project manager, advisor tecnici, legali e fiscali. In questo contesto, l’agente immobiliare non è un semplice intermediario: è un operatore integrato, che incide sulla governance del portafoglio, sui flussi informativi, sulla velocità delle operazioni e, in ultima analisi, sulla redditività dell’investimento. Per questo i contratti di agenzia corporate sono lunghi, tecnici, densi di clausole che regolano poteri, responsabilità, esclusiva, reporting, assicurazioni, indennizzi e costi. E ogni clausola, anche quella apparentemente innocua, può spostare equilibri economici e operativi significativi.
La natura giuridica: un mandato oneroso, non una mediazione
La prima distinzione da chiarire è quella tra mediazione e mandato.
Nel real estate corporate, il contratto di agenzia è quasi sempre un mandato oneroso ai sensi degli artt. 1703 ss. c.c., non un contratto di mediazione. La differenza è sostanziale. Il mediatore “mette in relazione le parti” e ha diritto alla provvigione solo se l’affare si conclude.
Il mandatario, invece, svolge attività continuative e complesse, e ha diritto al compenso anche indipendentemente dalla conclusione dell’affare.
Esempio di clausola: “La Società conferisce all’Agente, in esclusiva e senza rappresentanza, l’incarico di promuovere la vendita e/o la locazione degli Immobili e di ricercare nuovi immobili. L’Agente svolgerà l’attività nel rispetto del Budget Annuale e del Piano Operativo concordati tra la Società e il Gestore, attenendosi alle istruzioni eventualmente impartite da questi ultimi.
Le Obbligazioni dell’Agente
L’Agente nell’ambito del contratto assume plurime obbligazioni: individuare potenziali acquirenti, gestire le trattative e le visite, predisporre e coordinare tutta la documentazione necessaria alla vendita (preliminare e definitivo), interfacciarsi con legali e notai, curare gli adempimenti successivi e trasmettere tempestivamente le proposte alla Società, che delibera sull’accettazione.
Esempio di clausola: “L’Agente, sotto il coordinamento del Gestore, si impegna a promuovere e curare la vendita degli Immobili, provvedendo all’individuazione dei potenziali acquirenti, alla gestione delle trattative, alla predisposizione e al coordinamento della documentazione contrattuale, nonché all’espletamento degli adempimenti necessari sino al perfezionamento della compravendita. Le proposte ricevute dovranno essere tempestivamente trasmesse alla Società per la relativa approvazione.”
Il reporting
Usualmente si accompagna l’obbligo per l’Agente della rendicontazione. Per rendicontazione si intende l’obbligo dell’Agente di fornire alla Società e al Gestore informazioni periodiche, complete e tempestive sull’andamento delle attività svolte, sul mercato di riferimento e sulle operazioni di acquisto e vendita, al fine di consentire il monitoraggio della gestione e l’adempimento degli obblighi informativi contrattuali e finanziari. Questo obbligo è fondamentale per l’asset manager, che deve alimentare i propri flussi informativi verso investitori, banche e governance interna. Insomma, un obbligo pesante, spesso sottovalutato.
Esempio di clausola: “L’Agente si impegna a fornire alla Società e al Gestore, con cadenza mensile e comunque ogniqualvolta richiesto, un’informativa completa e tempestiva sull’andamento del mercato e sulle attività svolte in relazione agli Immobili, ivi incluse le operazioni di acquisto e vendita concluse, le trattative in corso, le offerte ricevute o formulate e ogni altra informazione utile. La reportistica dovrà essere trasmessa entro 15 giorni dalla fine di ciascun mese, secondo formato concordato con il Gestore, al fine di consentire l’adempimento degli obblighi di rendicontazione previsti dai contratti applicabili.”
Marketing
Per attività di marketing si intende la pianificazione e gestione delle iniziative promozionali finalizzate alla vendita degli Immobili, attraverso strumenti e canali pubblicitari strutturati e previamente autorizzati dalla Società. Il marketing diventa parte integrante della strategia di valorizzazione del portafoglio.
Esempio di clausola: “L’Agente, sotto il coordinamento e la supervisione del Gestore, cura la pianificazione e l’esecuzione delle attività di marketing e comunicazione finalizzate alla vendita degli Immobili, sulla base di un apposito Piano di Marketing predisposto per ciascun Immobile o lotto e previamente approvato dalla Società.”
Patto di esclusiva
Per patto di esclusiva si intende l’impegno della Società a conferire all’Agente, in via esclusiva, l’attività di intermediazione relativa agli Immobili, evitando il coinvolgimento di altri agenti e segnalando eventuali contatti diretti. L’agente diventa il gatekeeper di tutte le operazioni.
La società perde autonomia commerciale. Ogni trattativa deve passare da lui. I rischi dell’esclusiva: rallentamenti se l’agente è inefficiente; conflitti di interesse (soprattutto se l’agente gestisce portafogli concorrenti); impossibilità di sfruttare opportunità dirette; rischio di dover pagare commissioni anche senza attività dell’agente.
Esempio di Clausola: “La Società conferisce all’Agente incarico in esclusiva per la compravendita e/o locazione degli Immobili e per l’acquisto di nuovi immobili, impegnandosi a non affidare analoghi incarichi a terzi. Eventuali soggetti interessati individuati direttamente dalla Società dovranno essere tempestivamente segnalati all’Agente.”
Obbligo di custodia della documentazione
Per obbligo di custodia si intende l’impegno dell’Agente a conservare la documentazione relativa alle attività svolte e a renderla disponibile alla Società o al Gestore su richiesta.
Esempio di Clausola: “L’Agente si impegna a conservare, in originale o in copia, per almeno cinque anni, tutta la documentazione relativa alle attività oggetto del presente Contratto e a trasmetterla prontamente alla Società o al Gestore su richiesta. In relazione ai contratti conclusi, l’Agente invierà gli originali o copie autenticate al Gestore, trattenendone copia per il medesimo periodo.”
Poteri di rappresentanza
La rappresentanza disciplina i poteri dell’Agente di agire in nome e per conto della Società, prevedendo che il mandato sia, di regola, senza rappresentanza salvo rilascio di apposita procura.
Esempio di Clausola: “Il presente Contratto non attribuisce all’Agente poteri di rappresentanza, salvo il rilascio di specifiche procure da parte della Società ove necessarie per l’esecuzione dei Servizi. In assenza di procura, l’Agente opererà quale mandatario senza rappresentanza, con facoltà di qualificarsi come incaricato in esclusiva della Società.”
Commissioni
Le commissioni costituiscono il compenso spettante all’Agente per i Servizi di Vendita e sono determinate in misura percentuale sul prezzo effettivo di vendita dell’Immobile, al netto delle imposte. Il sistema è articolato per scaglioni progressivi di valore e prevede percentuali differenziate in caso di vendita frazionata o di specifiche categorie di immobili, con eventuali variazioni in funzione del periodo di perfezionamento dell’operazione. Resta inteso che, in caso di cessione indiretta dell’Immobile (ad esempio mediante cessione del controllo della società proprietaria), la base di calcolo sarà il valore dell’Immobile desumibile dall’operazione. Le commissioni sono dovute al perfezionamento della vendita e sono soggette ad IVA nella misura di legge.
Esempio di Clausola: “A fronte dei Servizi di Vendita, l’Agente avrà diritto a una commissione determinata in percentuale sul prezzo effettivo di vendita dell’Immobile, al netto delle imposte, calcolata secondo scaglioni progressivi di valore. In caso di vendita realizzata mediante cessione del controllo della società proprietaria dell’Immobile, la commissione sarà calcolata sul valore dell’Immobile quale risultante dall’operazione. Qualora sia conferito specifico mandato per la vendita frazionata di un Immobile o per la dismissione di particolari porzioni o immobili minori, la commissione sarà determinata in misura percentuale sul prezzo di vendita di ciascuna unità o porzione, secondo le percentuali e le eventuali modulazioni temporali concordate tra le Parti. Il diritto alla commissione maturerà al perfezionamento dell’atto definitivo di compravendita. Le commissioni si intendono al netto di IVA, che sarà applicata nella misura di legge.”
Costi a carico dell’Agente
Questa clausola serve a delimitare l’autonomia organizzativa ed economica dell’Agente.
In un contratto di agenzia strutturato, l’Agente opera come soggetto imprenditoriale autonomo: pertanto sostiene i propri costi di struttura (personale, uffici, organizzazione interna, assicurazioni, spese generali). La funzione giuridica della clausola è: evitare richieste di rimborso non previste; chiarire la ripartizione del rischio economico; distinguere tra costi operativi ordinari (Agente) e costi dell’operazione immobiliare (Società).
Esempio di clausola: “Sono a carico esclusivo dell’Agente tutti i costi relativi alla propria organizzazione e struttura, ivi inclusi quelli per il personale, le spese generali, le attività necessarie all’esecuzione dei Servizi, nonché i costi assicurativi e ogni altro onere non espressamente posto a carico della Società o previamente autorizzato per iscritto dalla stessa.”
Costi a carico della Società
Questa clausola individua i costi che, per loro natura, non appartengono alla struttura dell’Agente ma sono direttamente collegati alle singole operazioni immobiliari (es. notai, avvocati, imposte, marketing approvato). La funzione è: evitare incertezze nella gestione delle spese; garantire che l’Agente non debba anticipare costi straordinari dell’operazione; mantenere alla Società il controllo sui costi esterni rilevanti.
Esempio di clausola: “Sono a carico della Società tutti i costi connessi alle singole operazioni immobiliari diversi da quelli posti a carico dell’Agente, ivi incluse le spese per consulenti legali e notarili, le spese di marketing nei limiti del Piano di Marketing approvato, nonché imposte, tasse e oneri relativi agli adempimenti connessi ai Servizi.”
Assicurazioni
La clausola assicurativa è una clausola di gestione del rischio. In un contratto di agenzia immobiliare con attività complesse (vendite, trattative, gestione documentale, coordinamento notai), l’Agente è esposto a responsabilità professionali e patrimoniali. La Società, per tutelarsi, impone: copertura per responsabilità civile professionale (errori e omissioni); copertura per fatti illeciti di dipendenti o collaboratori (frodi, infedeltà); copertura di responsabilità civile generale; massimali adeguati; obblighi di comunicazione in caso di modifica o sinistro. La funzione è: trasferire il rischio assicurabile sul mercato assicurativo; proteggere il patrimonio della Società; garantire solidità dell’Agente.
Esempio di clausola: “L’Agente si impegna a stipulare e mantenere, per tutta la durata del Contratto e a proprie spese, adeguate coperture assicurative con primarie compagnie, comprensive di polizza per responsabilità civile professionale (errori e omissioni), responsabilità civile generale e copertura per fatti illeciti di dipendenti o collaboratori, con massimali non inferiori a quelli concordati tra le Parti. Le polizze dovranno prevedere obbligo di preavviso alla Società in caso di modifica o cessazione e l’Agente dovrà comunicare tempestivamente eventuali sinistri rilevanti.”
Durata, rinnovo e diritto di prelazione
Ampia libertà delle parti su questi profili che generalmente vengono strutturati in questo modo:
Durata iniziale: il periodo in cui il contratto è valido dalla firma fino a una data fissa o al momento in cui la Società (o una sua cessionaria) non possiede più immobili.
Rinnovo automatico: se alla scadenza la Società possiede ancora immobili, il contratto si rinnova automaticamente per periodi di un anno (o fino al termine della proprietà di immobili).
Disdetta: la Società può recedere con preavviso scritto di almeno 90 giorni.
Diritto di prelazione dell’Agente: se la Società comunica la disdetta, l’Agente ha il diritto di essere preferito per nuovi incarichi di vendita, locazione o acquisto, con un termine definito (30 giorni) per esercitare tale diritto.
La funzione della clausola è: dare certezza sulla durata e sulle condizioni di rinnovo; proteggere l’Agente attraverso il diritto di prelazione; garantire continuità delle operazioni immobiliari e tutela degli interessi dell’Agente.
Esempio di clausola: “Il Contratto ha efficacia dalla data di sottoscrizione fino al 31 dicembre 2009 o, se anteriore, fino a quando la Società o una sua Cessionaria possiedono ancora immobili. Alla scadenza, se la Società detiene ancora immobili, il Contratto si rinnova automaticamente per periodi annuali, salvo disdetta comunicata con almeno 90 giorni di preavviso. In caso di disdetta, l’Agente avrà diritto di prelazione sui nuovi incarichi relativi a vendita, locazione o acquisto di immobili, da esercitarsi entro 30 giorni dalla notifica delle condizioni offerte da terzi.”
Conclusione
Il contratto di agenzia immobiliare corporate è un documento che incide sulla governance del portafoglio, sulla velocità delle operazioni e sulla distribuzione dei rischi.
Non è un contratto “commerciale”: è un contratto di sistema, che richiede attenzione, negoziazione e coerenza con l’intero ecosistema dell’asset management. Per questo, nella prassi professionale, è essenziale: presidiare l’esclusiva; riequilibrare le commissioni; rafforzare le responsabilità dell’agente; verificare le coperture assicurative; evitare clausole di prelazione troppo invasive; mantenere un presidio legale costante sulle attività dell’agente. Un contratto ben strutturato non è solo una tutela: è un vantaggio competitivo.
***
Il presente contributo ha carattere meramente divulgativo e non costituisce, in alcun modo, attività di consulenza legale nei confronti dei terzi fruitori. La corretta applicazione delle norme richiede infatti un’analisi specifica da parte di un professionista, alla luce del caso concreto. È consentita la riproduzione e/o diffusione del presente testo esclusivamente con la citazione della fonte: Avv. Giulio Corsini – BDC Studio Legale. I professionisti di BDC – Studio Legale dispongono delle competenze necessarie e sono disponibili a fornire consulenza e assistenza legale nella materia trattata nel presente contributo.