O da Belzuz Abogados S.L. – Sucursal em Portugal comenta um assunto bastante relevante em matéria laboral e que se traduz no dever e prazo de conversação de documentos laborais.
Salvo poucas exceções, a legislação laboral não contém uma listagem dos documentos que devem ser mantidos pelo empregador e o respetivo prazo de duração. Assim, referimos os casos expressamente mencionados
no Código do Trabalho e em alguma legislação complementar:
1) Registos dos tempos de trabalho
Deverá ser mantido pelo período de 5 anos o registo dos tempos de trabalho com a indicação das horas de início e de termo do tempo de trabalho, bem como das interrupções ou intervalos que nele se compreendam.
O registo deverá incluir os trabalhadores isentos de horário de trabalho e estar visado pelos trabalhadores.
O incumprimento desta obrigação constitui contraordenação grave.
2) Registo de trabalho suplementar
Deverá ser mantido pelo período de 5 anos a relação nominal dos trabalhadores que o prestaram, com a discriminação do número de horas prestadas e a indicação dos dias de gozo dos correspondentes
descansos compensatórios.
O incumprimento constitui contraordenação leve.
3) Registos de recrutamento
As entidades contratantes devem manter durante 5 anos o registo dos processos de recrutamento efetuados, devendo constar desse registo, com desagregação por sexo, os seguintes elementos: (a) convites para o preenchimento de lugares; (b)
anúncios de oferta de emprego; (c) número de candidaturas para apreciação curricular; (d) número de candidatos presentes em entrevistas de pré-seleção; (e) número de candidatos aguardando
ingresso; (f) resultados de testes ou provas de admissão ou seleção; (g) balanços sociais relativos a dados, que permitam analisarem a existência de eventual discriminação de pessoas de um dos sexos no
acesso ao emprego, formação e promoção profissionais e condições de trabalho.
O não cumprimento desta obrigação constitui contraordenação leve.
4) Registos de dados e conservação de documentos sobre segurança e saúde no trabalho
Sem prejuízo das obrigações gerais do serviço de segurança e de saúde no trabalho, em matéria de, o empregador deve organizar e conservar arquivos atualizados, nomeadamente por via eletrónica, sobre:
(a) os critérios, procedimentos e resultados da avaliação de riscos; (b) a identificação dos trabalhadores expostos com a indicação da natureza e, se possível, do agente e do grau de exposição
a que cada trabalhador esteve sujeito; (c) os resultados da vigilância da saúde de cada trabalhador com referência ao respetivo posto de trabalho ou função; (d) os registos de acidentes ou incidentes; (e) identificação
do médico responsável pela vigilância da saúde.
Os registos a que se refere o ponto (c) do número anterior devem constar de ficha médica individual de cada trabalhador, colocada sob a responsabilidade do médico do trabalho. Os registos e arquivos referidos devem ser conservados,
pelo menos, 40 anos após ter terminado a exposição dos trabalhadores a que respeitem.
O não cumprimento desta obrigação constitui contraordenação grave.
5) Relatório Único
A informação enviada às entidades públicas através do relatório Único, bem como a remetida aos representantes dos empregadores e das associações sindicais (no âmbito do Relatório
Único) deve ser conservada pelo período de 5 anos.
O não cumprimento desta obrigação constitui contraordenação leve.
6) Restante documentação
No que concerne à restante documentação com relevância em matéria laboral e cujo dever de conservação impende sobre o empregador, recomendamos que a mesma seja mantida, no mínimo, pelo período
de 5 anos. Com efeito, apesar dos prazos mais curtos para impugnação de despedimento (60 dias, 6 meses ou 1 ano conforme os casos) e reclamação de créditos laborais (1 ano) será importante ter em consideração
os prazos de prescrição das contraordenações laborais e de Segurança Social (5 anos). No caso de a documentação ter relevância em termos fiscais, em concreto, referente à retribuição,
deverão ser observados
Por restante documentação deverá considerar-se toda a relacionada com a relação laboral e que enunciamos de forma exemplificativa: (i) o contrato de trabalho (bem como aditamentos de qualquer natureza ou comunicações
unilaterais), (ii) documentos relacionados com a cessação de contratos de trabalho, (iii) mapas de férias, (iv) mapas de horários de trabalho, (v) registos individualizados de trabalhadores, (vi) registo de sanções
disciplinares, (vii) plano de formação profissional e comprovativos das ações de formação profissional, (viii) consulta anual aos trabalhadores sobre matérias de segurança, higiene e saúde
no local de trabalho, (ix) comunicações de admissão e de cessação de contratos de trabalho.