La creciente digitalización de las relaciones laborales ha traído consigo nuevas herramientas de comunicación, entre las que destaca WhatsApp por su ubicuidad e informalidad. Esta plataforma, con millones de usuarios en todo el mundo, es percibida por los empleadores como una herramienta de trabajo que permite comunicarse en tiempo real y de manera continua con trabajadores – o grupos de trabajadores – bajo la convicción de que consultan con regularidad los mensajes y notificaciones recibidos. También refleja modernidad en la gestión empresarial al adoptar herramientas altamente interactivas y populares.
Esta práctica, aparentemente inofensiva, implica sin embargo el tratamiento de datos personales de los trabajadores, con implicaciones directas tanto en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) como en el Código del Trabajo portugués.
Por un lado, cuando se incluye a un trabajador en estos grupos mediante su número de teléfono personal, están en juego datos identificables (no solo el número, sino también posibles imágenes o fotografías del trabajador o de terceros en su perfil personal), todos ellos considerados datos personales y cuyo tratamiento requiere una base de licitud conforme al artículo 6 del RGPD.
Además, debe valorarse la necesidad y proporcionalidad de crear un grupo de WhatsApp y la finalidad de dicho grupo, verificando la pertinencia de incluir a trabajadores y la posible exposición de datos personales a terceros. El principio de minimización de datos, previsto en el artículo 5.1.c) del RGPD, obliga al responsable del tratamiento a limitar los datos tratados a lo estrictamente necesario. En este contexto, deben ponderarse canales institucionales menos intrusivos que permitan una comunicación laboral eficaz sin comprometer información privada.
En la práctica, la base jurídica más utilizada es el interés legítimo de la organización en garantizar la fluidez de la comunicación interna. No obstante, dicho interés requiere una ponderación rigurosa frente a los derechos y libertades de los trabajadores, especialmente su derecho a la privacidad, a la imagen, al descanso y a la desconexión digital.
Debe analizarse si las comunicaciones laborales por WhatsApp no podrían o incluso deberían realizarse por otros canales (por ejemplo, correo electrónico corporativo o MS Teams). Estas alternativas aseguran que el trabajador reciba la comunicación sin exponer sus datos personales, aunque no siempre con la inmediatez que el empleador pueda desear.
Este aspecto enlaza con otro elemento esencial: el deber de abstención de contacto del empleador, conocido como el derecho a la desconexión.
El artículo 199.º-A del Código del Trabajo portugués establece un deber claro de abstenerse de contactar al trabajador durante sus períodos de descanso, salvo en casos de fuerza mayor. Esta norma, introducida en 2021, consagra el derecho a la desconexión, recordando al empleador (directa o indirectamente a través de superiores jerárquicos) que el trabajador no debe ser contactado en sus descansos, salvo situaciones excepcionales.
Este entendimiento fue reforzado por una nota técnica de la Autoridad para las Condiciones del Trabajo (ACT), que aclaró que no constituyen fuerza mayor las urgencias creadas por el propio empleador o superiores y que podrían haberse resuelto en horario laboral.
Se entiende por “contacto” cualquier comunicación o intento de comunicación que interrumpa el disfrute pleno del descanso del trabajador, independientemente del medio: llamadas, visitas, correos electrónicos, notificaciones de chat, solicitudes de reuniones, entre otros. Evidentemente, los mensajes de WhatsApp quedan incluidos.
El Código del Trabajo también prohíbe cualquier trato desfavorable motivado por la negativa del trabajador a responder comunicaciones laborales fuera de su horario, lo cual puede constituir una práctica discriminatoria sancionable como infracción grave. Esto incluye represalias que afecten a condiciones laborales o progresión profesional.
En este marco normativo, resulta esencial evaluar no solo la necesidad y proporcionalidad de los contactos, sino también la legitimidad de usar recursos personales de los trabajadores (como su número de teléfono móvil), a menudo compartidos únicamente para cuestiones puntuales o de urgencia.
La interacción entre protección de datos y derecho laboral exige una aproximación estructurada:
- Políticas internas claras – los empleadores que usen WhatsApp deben definir reglas sobre finalidad, contenido, lenguaje, confidencialidad y horarios de contacto, para evitar abusos o conflictos;
- Cláusulas contractuales adecuadas – asegurando que el trabajador comprende y acepta la posible inclusión de sus datos personales en un grupo creado por el empleador;
- Registro documental de la ponderación de intereses – justificando la licitud del uso;
- Evaluaciones de impacto (DPIA) e intervención activa del Delegado de Protección de Datos (DPO) o del área de Recursos Humanos, cuando corresponda.
Todo ello debe complementarse con formación continua para los equipos de gestión, fomentando una cultura de conocimiento, cumplimiento y respeto a los derechos fundamentales de los trabajadores.
En conclusión, la creación de grupos de WhatsApp basados en números personales de empleados, incluso con fines organizativos válidos, requiere un análisis jurídico riguroso. El equilibrio entre el interés legítimo del empleador y los derechos fundamentales del trabajador impone límites claros al uso de la comunicación digital en el ámbito laboral.
El incumplimiento de estas reglas puede generar responsabilidades significativas, tanto en forma de sanciones administrativas (impuestas por la ACT o la Comisión Nacional de Protección de Datos) como en términos reputacionales para la organización.
En Belzuz Abogados contamos con un equipo multidisciplinar experimentado, preparado para asesorar en materia de protección de datos personales y derecho laboral.