As empresas de seguros que operam em Portugal devem designar internamente a entidade que irá desempenhar a figura de interlocutor para efeitos de contacto com a ASF, independentemente de atuarem em regime de Livre Prestação de Serviços ou de sucursal, e, neste último caso, quer tenham a sua sede num dos Estados-membros da União Europeia ou num país terceiro.
Esta figura poderá ser um colaborador, uma unidade funcional ou um órgão social da empresa de seguros, sendo que, se for designada uma unidade funcional ou um órgão social, salvo indicação em contrário, se considerará como interlocutor o responsável da respetiva unidade funcional, o titular do órgão social singular ou o presidente do órgão social coletivo. Acresce mencionar que quem for designado como interlocutor privilegiado poderá acumular essas funções com as de função autónoma responsável pela conduta de mercado.
Visto que o interlocutor será o ponto de contacto direto da empresa de seguros com o supervisor de seguros, aquela deverá estabelecer os procedimentos internos necessários para o habilitar para o exercício das suas funções, designadamente para responder direta, atempada e adequadamente às solicitações que lhe sejam dirigidas pela ASF. Outro aspeto importante a ressalvar tem a ver com o facto de a empresa de seguros dever assegurar, em qualquer caso, a capacidade de o interlocutor indicado comunicar com a ASF em língua portuguesa, o que poderá ser um obstáculo se estivermos perante uma empresa de seguros que apenas opera em Portugal em regime de Livre Prestação de Serviços, isto é, sem a presença de um estabelecimento físico e, consequentemente, de colaboradores, neste país.
O fluxo de informação entre o supervisor e o interlocutor, designadamente no que diz respeito à gestão de reclamações e de resposta a pedidos de informação ou esclarecimento ocorrerá por via de registo deste no Portal do Consumidor, na área de Operadores. Este registo deverá ocorrer no prazo máximo de 10 dias úteis após a data da respetiva designação, sendo necessário indicar os dados de contacto do interlocutor, os quais incluem, para além da morada, o respetivo endereço de correio eletrónico. Quaisquer alterações que se verifiquem quanto aos mencionados elementos, deverão também ser comunicadas pela empresa de seguros à ASF, no prazo máximo de 10 dias úteis após a data da respetiva ocorrência.
Cumpre advertir que a empresa de seguros deverá manter em arquivo, em suporte digital, a documentação associada à gestão de reclamações e à resposta a pedidos de informação, esclarecimento, inquéritos ou outros elementos.
A designação deste interlocutor tem como grande vantagem o facto de concentrar num único local as trocas de comunicações da autoridade supervisora com as empresas de seguros, evitando assim a proliferação de contactos, com a inevitável perda de informação que tal situação poderia ocasionar.
A equipa de advogados do da tem uma larga experiência na análise e verificação da conformidade dos procedimentos legais e regulamentários das empresas de seguros.