El derecho a la deducción del IVA constituye uno de los elementos esenciales del principio de neutralidad de este impuesto. Sin embargo, cuando se trata de gastos soportados por las empresas relacionados con sus trabajadores, la respuesta a la cuestión de si el IVA es o no deducible dista de ser automática.
Los gastos de transporte de trabajadores, desplazamientos profesionales, alojamiento, comidas, vehículos o participación en determinados eventos son ejemplos frecuentes de costes empresariales respecto de los cuales pueden surgir dudas sobre la posibilidad de deducir el IVA soportado.
Una reciente decisión del Centro de Arbitraje Administrativo (“CAAD”), dictada el 11 de septiembre de 2026 en el Procedimiento n.º 939/2025-T, volvió a poner esta cuestión de relieve, pronunciándose específicamente sobre el derecho a la deducción del IVA soportado por una empresa en la adquisición de servicios de transporte colectivo para sus trabajadores.
El principio general del derecho a la deducción del IVA
En términos generales, el Código del IVA portugués establece que puede deducirse el impuesto soportado en la adquisición de bienes y servicios utilizados por el sujeto pasivo para la realización de sus operaciones sujetas a impuesto.
Así, la existencia de una relación entre el gasto soportado y la actividad económica desarrollada por la empresa constituye uno de los presupuestos fundamentales para el ejercicio del derecho a la deducción.
Sin embargo, esta regla general debe conjugarse con el artículo 21 del Código del IVA portugués, que establece diversas exclusiones del derecho a la deducción. Entre ellas se encuentran determinados gastos relativos a vehículos, transportes y viajes de negocios, alojamiento, alimentación, bebidas, recepción, entretenimiento y lujo.
Por tanto, el hecho de que un determinado gasto sea necesario o conveniente para la actividad de la empresa no significa necesariamente que el IVA correspondiente sea íntegramente deducible.
Es precisamente esta circunstancia la que, en la práctica, puede originar dificultades a la hora de determinar el correcto tratamiento fiscal de los gastos soportados por las empresas en relación con sus trabajadores.
Transporte de trabajadores: una reciente decisión favorable al derecho a la deducción
En el Procedimiento n.º 939/2025-T, el Tribunal Arbitral analizó una situación en la que una empresa soportaba gastos por servicios de transporte colectivo de sus trabajadores.
La cuestión revestía especial relevancia porque el artículo 21, apartado 1, letra c), del Código del IVA portugués establece una exclusión respecto de los gastos de transporte y viajes de negocios del sujeto pasivo y de su personal.
En su decisión, el Tribunal Arbitral consideró, en particular, que las exclusiones del derecho a la deducción previstas en el artículo 21 del Código del IVA portugués deben ser objeto de interpretación restrictiva.
Esta conclusión reviste especial importancia para las empresas, ya que demuestra que la mera circunstancia de que un gasto esté relacionado con trabajadores no permite concluir, sin un análisis adicional, que el IVA soportado se encuentre necesariamente excluido del derecho a la deducción.
La naturaleza concreta del gasto, la forma en que se presta el servicio, su relación con la actividad económica de la empresa y las circunstancias específicas en las que se soporta el coste pueden resultar determinantes para establecer su tratamiento a efectos del IVA.
No todos los gastos relacionados con trabajadores tienen el mismo tratamiento a efectos del IVA
En la práctica empresarial pueden surgir situaciones muy diferentes.
Por ejemplo, una empresa puede contratar un servicio de transporte colectivo para garantizar el desplazamiento de los trabajadores a instalaciones industriales situadas en un lugar de difícil acceso. En otras situaciones, puede soportar gastos individuales de desplazamiento o alojamiento de trabajadores que participan en una reunión, formación, congreso o proyecto realizado fuera de su lugar habitual de trabajo.
También pueden estar en cuestión comidas proporcionadas a los trabajadores, gastos asociados a vehículos de empresa o costes relacionados con eventos empresariales.
Aunque todos estos gastos puedan tener una justificación empresarial, su tratamiento a efectos del IVA no es necesariamente idéntico.
El artículo 21 del Código del IVA portugués contiene no solo exclusiones, sino también distintas excepciones a dichas exclusiones, incluidas situaciones relacionadas con el suministro de alojamiento y comidas al personal de la empresa o con gastos asociados a la organización y participación en congresos, ferias, exposiciones, seminarios y conferencias, siempre que se cumplan los requisitos legalmente establecidos.
En consecuencia, el análisis del derecho a la deducción debe realizarse teniendo en cuenta la naturaleza específica de cada gasto y no únicamente la circunstancia de que su beneficiario inmediato sea un trabajador.
La importancia de la vinculación entre el gasto y la actividad de la empresa
Uno de los elementos esenciales de este análisis consiste en determinar si existe una vinculación suficientemente directa entre la adquisición del bien o servicio y la actividad económica desarrollada por la empresa.
Esta cuestión puede ser especialmente relevante cuando un gasto, aunque beneficie directamente a un trabajador, se soporta esencialmente en interés de la propia empresa.
Es precisamente en este punto donde situaciones aparentemente similares pueden conducir a conclusiones fiscales diferentes.
Por ejemplo, un servicio de transporte organizado por la empresa para permitir el funcionamiento de una unidad productiva no presenta necesariamente las mismas características que un desplazamiento individual soportado en beneficio de un trabajador.
Del mismo modo, los gastos de alojamiento o alimentación incurridos en el contexto de determinadas actividades empresariales deben analizarse a la luz de las normas específicas previstas en el Código del IVA portugués.
Esta distinción también resulta relevante en eventuales inspecciones tributarias, en las que la Autoridad Tributaria y Aduanera portuguesa podrá cuestionar no solo la naturaleza del gasto, sino también la existencia de la necesaria vinculación con operaciones que confieren derecho a deducción.
La documentación y la prueba también son fundamentales
La posibilidad de deducir el IVA no depende únicamente de la calificación material del gasto.
Las empresas también deben garantizar el cumplimiento de los requisitos formales necesarios para ejercer el derecho a la deducción, en particular en lo que respecta a la existencia de facturas emitidas de conformidad con los requisitos legales y a nombre del sujeto pasivo.
En situaciones menos evidentes, también es recomendable conservar documentación que permita acreditar la razón empresarial subyacente al gasto y su relación con la actividad de la empresa.
Este aspecto puede revestir especial importancia cuando se trata de gastos que, por su naturaleza, también puedan presentar un componente de utilización o beneficio personal.
La existencia de políticas internas relativas a desplazamientos, utilización de vehículos, comidas, transporte de trabajadores o participación en eventos puede, por tanto, contribuir a una mayor seguridad en la aplicación de las normas del IVA y a la defensa de la posición adoptada por la empresa en caso de posterior comprobación por parte de la Administración Tributaria.
¿Deben las empresas revisar el tratamiento del IVA de estos gastos?
La reciente jurisprudencia arbitral constituye una oportunidad para que las empresas analicen el tratamiento fiscal que vienen aplicando a los gastos relacionados con sus trabajadores.
Esta revisión puede permitir identificar situaciones en las que se esté soportando IVA respecto del cual podría existir derecho a deducción, pero también situaciones en las que se esté ejerciendo un derecho a la deducción sin que se cumplan todos los requisitos legales.
Un análisis preventivo puede ser especialmente relevante para empresas con un volumen elevado de gastos relacionados con el transporte de trabajadores, desplazamientos profesionales, alojamiento, comidas, flotas de vehículos o participación en eventos.
Asimismo, debe tenerse en cuenta que cualquier modificación del tratamiento anteriormente adoptado deberá analizarse atendiendo a las normas aplicables a la regularización del IVA, a los plazos correspondientes y a las circunstancias concretas de cada sujeto pasivo.
¿Cómo puede ayudar Belzuz Abogados, S.L.P.?
El equipo de Derecho Fiscal de Belzuz Abogados, S.L.P. asesora regularmente a empresas nacionales e internacionales en materias relacionadas con el IVA y con el correcto tratamiento fiscal de los gastos incurridos en el ejercicio de su actividad.
La experiencia de nuestro equipo incluye el análisis del derecho a la deducción del IVA, la revisión del tratamiento fiscal de diferentes categorías de gastos empresariales, el análisis de operaciones transfronterizas y el acompañamiento de empresas ante la Autoridad Tributaria y Aduanera portuguesa, incluido en el marco de procedimientos de inspección tributaria y contencioso fiscal.
En el caso específico de los gastos relacionados con trabajadores, el análisis debe atender no solo a la calificación formal del gasto, sino también a la realidad de la operación, a su vinculación con la actividad económica desarrollada por la empresa y a la documentación disponible para sustentar el tratamiento fiscal adoptado.
La reciente jurisprudencia relativa al transporte colectivo de trabajadores demuestra precisamente la importancia de analizar cada situación de forma individual y de no asumir que todos los gastos relacionados con trabajadores se encuentran, por su naturaleza, excluidos del derecho a la deducción.
El equipo de Derecho Fiscal de Belzuz Abogados, S.L.P. se encuentra disponible para ayudar a las empresas en la revisión de sus políticas y procedimientos de IVA, en la identificación de oportunidades de recuperación del impuesto y en la evaluación de los riesgos fiscales asociados a las posiciones adoptadas.