O direito à dedução do IVA constitui um dos elementos essenciais do princípio da neutralidade deste imposto. No entanto, quando estão em causa despesas suportadas pelas empresas relacionadas com os seus trabalhadores, a resposta à questão de saber se o IVA é ou não dedutível está longe de ser automática.
Despesas com transporte de trabalhadores, deslocações profissionais, alojamento, refeições, viaturas ou participação em determinados eventos são exemplos frequentes de custos empresariais relativamente aos quais podem surgir dúvidas quanto à possibilidade de dedução do IVA suportado.
Uma recente decisão do Centro de Arbitragem Administrativa (“CAAD”), proferida em 11 de setembro de 2026, no Processo n.º 939/2025-T, voltou a colocar esta questão em evidência, pronunciando-se especificamente sobre o direito à dedução do IVA suportado por uma empresa na aquisição de serviços de transporte coletivo dos seus trabalhadores.
O princípio geral do direito à dedução do IVA
Em termos gerais, o Código do IVA estabelece que pode ser deduzido o imposto suportado na aquisição de bens e serviços utilizados pelo sujeito passivo para a realização das suas operações tributáveis.
Assim, a existência de uma relação entre a despesa suportada e a atividade económica desenvolvida pela empresa constitui um dos pressupostos fundamentais para o exercício do direito à dedução.
Contudo, esta regra geral deve ser conjugada com o artigo 21.º do Código do IVA, que estabelece diversas exclusões ao direito à dedução. Entre estas encontram-se determinadas despesas relativas a viaturas, transportes e viagens de negócios, alojamento, alimentação, bebidas, receção, divertimento e luxo.
O facto de uma determinada despesa ser necessária ou conveniente para a atividade da empresa não significa, por isso, necessariamente que o respetivo IVA seja integralmente dedutível.
É precisamente esta circunstância que, na prática, pode originar dificuldades na determinação do correto tratamento fiscal das despesas suportadas pelas empresas com os seus trabalhadores.
Transporte de trabalhadores: uma recente decisão favorável ao direito à dedução
No Processo n.º 939/2025-T, o Tribunal Arbitral analisou uma situação em que uma empresa suportava despesas com serviços de transporte coletivo dos seus trabalhadores.
A questão assumia particular relevância porque o artigo 21.º, n.º 1, alínea c), do Código do IVA estabelece uma exclusão relativamente às despesas de transportes e viagens de negócios do sujeito passivo e do seu pessoal.
Na sua decisão, o Tribunal Arbitral considerou, designadamente, que as exclusões ao direito à dedução previstas no artigo 21.º do Código do IVA devem ser objeto de interpretação restritiva.
Esta conclusão assume particular importância para as empresas, na medida em que demonstra que a simples circunstância de uma despesa estar relacionada com trabalhadores não permite concluir, sem uma análise adicional, que o IVA suportado se encontra necessariamente excluído do direito à dedução.
A natureza concreta da despesa, a forma como o serviço é prestado, a sua relação com a atividade económica da empresa e as circunstâncias específicas em que o custo é suportado podem ser determinantes para estabelecer o respetivo tratamento em IVA.
Nem todas as despesas com trabalhadores têm o mesmo tratamento em IVA
Na prática empresarial, podem surgir situações muito diferentes.
Uma empresa pode, por exemplo, contratar um serviço de transporte coletivo para assegurar a deslocação dos trabalhadores para instalações industriais situadas num local de difícil acesso. Noutras situações, pode suportar despesas individuais de deslocação ou alojamento de trabalhadores que participam numa reunião, formação, congresso ou projeto realizado fora do seu local habitual de trabalho.
Podem ainda estar em causa refeições disponibilizadas aos trabalhadores, despesas associadas a viaturas da empresa ou custos relacionados com eventos empresariais.
Embora todas estas despesas possam ter uma justificação empresarial, o respetivo enquadramento em IVA não é necessariamente idêntico.
O artigo 21.º do Código do IVA contém não apenas exclusões, mas também diferentes exceções a essas exclusões, incluindo situações relacionadas com o fornecimento de alojamento e refeições ao pessoal da empresa ou com despesas associadas à organização e participação em congressos, feiras, exposições, seminários e conferências, desde que se encontrem preenchidos os requisitos legalmente estabelecidos.
Consequentemente, a análise do direito à dedução deve ser realizada tendo em consideração a natureza específica de cada despesa e não apenas a circunstância de o respetivo beneficiário imediato ser um trabalhador.
A importância da ligação entre a despesa e a atividade da empresa
Um dos elementos essenciais nesta análise consiste em determinar se existe uma ligação suficientemente direta entre a aquisição do bem ou serviço e a atividade económica desenvolvida pela empresa.
Esta questão pode ser particularmente relevante quando uma despesa, embora beneficie diretamente um trabalhador, é suportada essencialmente no interesse da própria empresa.
É precisamente aqui que situações aparentemente semelhantes podem conduzir a conclusões fiscais distintas.
Um serviço de transporte organizado pela empresa para permitir o funcionamento de uma unidade produtiva, por exemplo, não apresenta necessariamente as mesmas características que uma deslocação individual suportada em benefício de um trabalhador.
Da mesma forma, despesas de alojamento ou alimentação incorridas no contexto de determinadas atividades empresariais devem ser analisadas à luz das regras específicas previstas no Código do IVA.
Esta distinção assume igualmente relevância em eventuais inspeções tributárias, nas quais a Autoridade Tributária e Aduaneira poderá questionar não apenas a natureza da despesa, mas também a existência da necessária relação com operações que conferem direito à dedução.
Documentação e prova também são fundamentais
A possibilidade de deduzir o IVA não depende apenas da qualificação material da despesa.
As empresas devem igualmente assegurar o cumprimento dos requisitos formais necessários ao exercício do direito à dedução, nomeadamente quanto à existência de faturas emitidas em conformidade com as exigências legais e em nome do sujeito passivo.
Em situações menos evidentes, é ainda recomendável conservar documentação que permita demonstrar a razão empresarial subjacente à despesa e a sua relação com a atividade da empresa.
Este aspeto pode assumir especial importância quando estão em causa despesas que, pela sua natureza, possam também apresentar uma componente de utilização ou benefício pessoal.
A existência de políticas internas relativas a deslocações, utilização de viaturas, refeições, transporte de trabalhadores ou participação em eventos pode, por isso, contribuir para uma maior segurança na aplicação das regras do IVA e para a defesa da posição adotada pela empresa em caso de posterior controlo pela Administração Tributária.
As empresas devem rever o tratamento do IVA destas despesas?
A recente jurisprudência arbitral constitui uma oportunidade para as empresas analisarem o tratamento fiscal que têm vindo a aplicar às despesas relacionadas com os seus trabalhadores.
Esta revisão pode permitir identificar situações em que esteja a ser suportado IVA relativamente ao qual poderá existir direito à dedução, mas também situações em que esteja a ser exercido um direito à dedução sem que se encontrem preenchidos todos os pressupostos legais.
Uma análise preventiva pode ser particularmente relevante para empresas com elevados volumes de despesas relacionadas com transporte de trabalhadores, deslocações profissionais, alojamento, refeições, frotas automóveis ou participação em eventos.
Importa igualmente considerar que eventuais alterações ao tratamento anteriormente adotado devem ser analisadas atendendo às regras aplicáveis à regularização do IVA, aos respetivos prazos e às circunstâncias concretas de cada sujeito passivo.
Como pode a Belzuz Abogados, S.L.P. ajudar?
A equipa de Direito Fiscal da Belzuz Abogados, S.L.P. presta regularmente assessoria a empresas nacionais e internacionais em matérias relacionadas com IVA e com o correto enquadramento fiscal das despesas incorridas no exercício da sua atividade.
A experiência da nossa equipa inclui a análise do direito à dedução do IVA, a revisão do tratamento fiscal de diferentes categorias de despesas empresariais, a apreciação de operações transfronteiriças e o acompanhamento de empresas perante a Autoridade Tributária e Aduaneira, incluindo no âmbito de procedimentos de inspeção tributária e de contencioso fiscal.
No caso específico das despesas relacionadas com trabalhadores, a análise deve atender não apenas à qualificação formal da despesa, mas também à realidade da operação, à sua ligação à atividade económica desenvolvida pela empresa e à documentação disponível para sustentar o tratamento fiscal adotado.
A recente jurisprudência relativa ao transporte coletivo de trabalhadores demonstra precisamente a importância de analisar cada situação individualmente e de não assumir que todas as despesas relacionadas com trabalhadores se encontram, por natureza, excluídas do direito à dedução.
A equipa de Direito Fiscal da Belzuz Abogados, S.L.P. encontra-se disponível para apoiar empresas na revisão das suas políticas e procedimentos de IVA, na identificação de oportunidades de recuperação de imposto e na avaliação dos riscos fiscais associados às posições adotadas.